Registro de preços

Termos do Registro de Preços.

1. O que é o Registro de Preços?
Registro de Preços é uma forma simplificada de contratação, precedida de licitação nas modalidades Concorrência ou Pregão.

2. Qual a metodologia para elaboração de um processo de licitação para Registro de Preços?
A unidade interessada em realizar um Registro de Preços deverá:
     1. Levantar o histórico de consumo dos itens de material ou serviço a serem registrados;
     2. Selecionar os itens a terem preços registrados;
     3. Definir os quantitativos dos itens a serem licitados, estimando o seu consumo para o prazo de vigência do Registro de Preços;
     4. Atualizar as especificações dos itens selecionados;
     5. Compor processo administrativo e encaminhá-lo para licitação.

3. Por quanto tempo os preços dos materiais ou serviços permanecem registrados?
O prazo para manter registrados os preços dos materiais ou serviços é de até 12 meses, contados a partir da data de assinatura da Ata de Registro de Preços, podendo ser revisados a cada 90 dias.

4. A Administração tem a obrigação de contratar a totalidade dos itens constantes no Registro de Preços?
Não, pois é previsto no Edital de licitação que as quantidades licitadas representam estimativas de consumo.

5. Como são controlados os saldos dos itens com preços registrados?
Os saldos das licitações de Registro de Preços são acompanhados e controlados de forma informatizada através do Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS. O saldo de cada item com preço registrado é acompanhado através dos seguintes dados:

Quantidade Licitada = É a quantidade do item prevista no Edital de Licitação.
Quantidade Comprometida = É a quantidade do item constante em RM ou RS do tipo Registro de Preços.
Quantidade Usada = É a quantidade do item constante em AFM ou APS.
Quantidade Disponível = É a quantidade disponível do item que se obtém através da diferença entre as Quantidades Licitada, Comprometida e Usada.

6. Existem relatórios que permitem o acompanhamento do saldo dos itens registrados?
Sim, podendo ser visualizados ou impressos, como por exemplos os relatórios Resumo de Registro de Preços e Movimentação Físico Financeira.

7. Como saber da existência de item com preço registrado?
O usuário poderá consultar os itens disponíveis no Registro de Preços através da rotina Consultar Registro do módulo Registro de Preços do SIMPAS, ou no portal de compras eletrônicas do Estado da Bahia no endereço www.comprasnet.ba.gov.br

8. O que acontece com o saldo dos itens registrados quando a unidade usuária os requisita através de Requisição de Material - RM ou de Requisição de Serviço - RS gerada no SIMPAS?
O quantitativo solicitado para cada item fica comprometido, sendo deduzido da quantidade disponível do item e registrado sob a denominação Quantidade Comprometida.

9. O que o usuário deve fazer após geração da RM ou RS do tipo Registro de Preços no SIMPAS?
Deve imprimir a RM ou RS, juntamente com o formulário Resumo para Empenho, e providenciar a geração da Solicitação da Reserva de Dotação - SRD no Sistema de Gastos Públicos - SIGAP.

10. Por que RM ou RS do tipo Registro de Preços fica na situação Registro de Preços Pendente, não sendo atendida automaticamente pelo SIMPAS?
Por que a unidade solicitou uma quantidade acima do Ponto de Atendimento Automático - PAA registrado no SIMPAS para cada item registrado ou quando há algum problema no fornecimento do item por parte do fornecedor. Sendo assim, o usuário deverá aguardar o atendimento ou delegação, respectivamente, pelo Administrador do Registro de Preços.

11. O que acontece após o atendimento da RM ou RS que se encontrava na situação Registro de Preços Pendente?
A RM ou RS ficará na situação Atendida e disponível para o usuário gerar a Autorização de Fornecimento de Material - AFM ou Autorização de Prestação de Serviço - APS.

12. A RM ou RS do tipo Registro de Preços necessita ser liberada para os módulos Compras ou Licitação?
Não, ao atender a RM ou RS, o SIMPAS automaticamente, disponibiliza a Requisição no módulo Compras, para que o usuário possa gerar a AFM ou APS, respectivamente.

13. Quais as ações necessárias para a geração de AFM ou APS para RM ou RS do tipo Registro de Preços?
O usuário deverá informar o número da SRD, selecionar a opção Contratar relativa ao item desejado e mandar gravar a transação.

14. O que acontece com o saldo dos itens registrados quando o usuário gera AFM ou APS?
O quantitativo contratado de cada item é deduzido da Quantidade Comprometida, passando a integrar o saldo Quantidade Usada.

15. Se no momento de gerar AFM ou APS o usuário marcar, para um dos itens, a opção Não Contratar, o que acontecerá com o saldo e com o item?
O quantitativo não contratado é estornado do saldo da Quantidade Comprometida, voltando a compor o saldo da Quantidade Disponível do item, ficando o item indisponível para contratação a partir da RM ou RS em questão.

16. Após gerar AFM ou APS, quais os próximos passos para a finalização da contratação?
Após a geração e a emissão da AFM ou da APS o usuário deverá adotar os seguintes procedimentos, cujos formulários e rotinas necessárias são disponibilizadas no SIMPAS:• Convidar, formalmente, o fornecedor para assinar a AFM ou a APS;

• Lançar no SIMPAS a data de assinatura, pelo fornecedor, da AFM ou APS;
• Após recebimento do material ou da prestação do serviço, lançar os dados da Nota Fiscal, em rotina específica, finalizando o processo de contratação.

17. É obrigatória a emissão do contrato para a AFM ou APS de Registro de Preços?
Para AFM de material de consumo e APS não é necessária a emissão do contrato, pois os fornecedores já assinaram a Ata do Registro de Preços, se comprometendo a cumprir as condições de fornecimento nela previstas. Porém, se a AFM for de material permanente é necessária à emissão do contrato especifico para o Registro de Preços, pois poderá ser solicitada a prestação da garantia do produto. No caso de AFM para equipamento de informática, também é necessária a emissão do contrato especifico para o Registro de Preços de Informática.

18. A RM ou RS de Registro de Preços pode ser cancelada pelo usuário?
Não, somente o Administrador do Registro de Preços pode cancelar RM ou RS de Registro de Preços. O usuário gerador de RM ou RS deverá encaminhar expediente ao Administrador do Registro solicitando o cancelamento.

19. O que acontece com o saldo do item registrado quando a sua RM ou RS é cancelada?
O quantitativo do item é estornado do saldo da Quantidade Comprometida, voltando a compor o saldo da Quantidade Disponível.

20. A AFM ou APS de item de Registro de Preços pode ser cancelada pelo usuário?
Sim, através das rotinas Alterar AFM ou Alterar APS, respectivamente.

21. O que acontece com o saldo do item de AFM ou APS de Registro de preços cancelada, bem como com a RM ou RS respectiva?
O saldo do item é acrescido em decorrência do estorno na Quantidade Usada, voltando a compor o saldo da Quantidade Comprometida, e a RM ou RS respectiva volta a ficar disponível para geração de nova AFM ou APS.

22. O usuário pode excluir um ou mais itens da AFM ou APS de Registro de Preços? O que acontecerá com o saldo desse item?
Sim, poderá através das rotinas Alterar AFM e Alterar APS. Após a exclusão do item da AFM ou APS, o saldo do item é acrescido em decorrência do estorno na Quantidade Usada, voltando a compor o saldo da Quantidade Comprometida e a RM ou RS respectiva volta a ficar disponível para nova geração de AFM ou APS.

23. O usuário pode excluir todos os itens de AFM ou APS?
Não, a AFM ou a APS deve ter pelo menos um item.

24. O item com preço registrado pode ser delegado para compra direta pela unidade requisitante?
Sim. Porém, toda solicitação de delegação de RM ou de RS do tipo Registro de Preços deve ser analisada pelo Administrador do Registro de Preços, devendo a unidade requisitante justificar a necessidade de delegação.

25. Caso o preço do item registrado esteja maior que o praticado no mercado, a unidade requisitante poderá deixar de contratá-lo através do Registro de Preços?
Sim, desde que deixe comprovado no processo de aquisição que o preço do item registrado está maior que o praticado no mercado e informe o fato ao Administrador do Registro de Preços.

26. Caso ocorra a situação descrita na pergunta anterior (25), o que o Administrador do Registro de Preços deve registrar no SIMPAS?
O Administrador deve delegar a RM ou RS de Registro de preços gerada, através da rotina Analisar RM de RP Pendente, se as Requisições estiverem pendentes, ou da rotina Alterar Tipo Material/Serviço, caso a mesma já tenha sido atendida.

27. Quando o item do Registro de Preços está em revisão, qual o saldo a ser registrado no Pedido de Cotação - PCT para atualização dos preços registrados?
A quantidade a será o somatório da Quantidade Disponível do Item e da Quantidade Comprometida do Item.

28. Os itens de Registro de preços na situação Em Revisão podem ser contratados?
Sim, pois na Ata já é prevista a obrigatoriedade de contratação de item que esteja nesta situação, até a publicação da homologação da licitação no Diário Oficial do Estado - DOE.

29. Caso os itens do Registro de preços ainda estejam em revisão, o que acontecerá se a unidade usuária gerar uma RM ou RS para algum desses itens?
A RM ou RS será gerada normalmente com o tipo Registro de Preços.

30. Após a homologação da revisão de preços, o que o Administrador do Registro de Preços deverá fazer com a RM ou RS que estiver pendente de contratação?
O Administrador do Registro de Preços deverá acessar a rotina Analisar RM Pendente e atualizar a RM ou a RS com os novos dados para contratação, homologados na revisão de preços.

31. Caso o fornecedor do item registrado, por algum motivo, tenha solicitado a suspensão do preço registrado, o que acontecerá caso a unidade usuária gere RM ou RS para esse item?
A RM ou RS será gerada com a situação Registro de Preços Pendente e a Unidade deverá aguardar que o Administrador do Registro de Preços proceda a análise do pleito do fornecedor.

32. O SIMPAS calculará automaticamente a multa para os fornecedores do Registro de Preços que não entregarem o material ou prestarem o serviço no prazo constante na AFM ou na APS, respectivamente?
Sim, para os itens de serviços e materiais registrados, o SIMPAS calculará a multa automaticamente por atraso no atendimento do objeto contratado.

33. Quais os cuidados que a unidade gestora deve adotar ao contratar item com preço registrado?
A unidade deverá adotar os seguintes cuidados:
• Gerar RM ou RS;
• Solicitar a Reserva de Dotação no SIGAP, conforme dados constantes no formulário Resumo para Empenho;
• Conferir se os dados da SRD conferem com aqueles disponíveis nas rotinas Gerar AFM e Gerar APS;
• Gerar AFM ou APS;
• Convidar, formalmente, o fornecedor para assinar a AFM ou a APS;
• Registrar a data de contratação da AFM ou da APS no SIMPAS (diligenciamento);
• Lançar a Nota Fiscal no SIMPAS;
• Cobrar multa, caso seja necessário;
• Informar o desempenho do fornecedor.

34. O que a unidade gestora deve fazer no caso de recusa do fornecedor em assinara AFM ou a APS?
Caso a unidade gestora já tenha convidado, formalmente, o fornecedor, deverá fazer nova convocação estabelecendo novo prazo para assinatura da AFM ou da APS. Se, ainda assim, o fornecedor não comparecer no prazo, a unidade deverá instruir processo administrativo, comunicar o fato ao Administrador do Registro e registrar a ocorrência no módulo Fornecedores do SIMPAS através da rotina Informação de Ocorrência das Unidades.

35. Como a unidade gestora deve agir no caso do fornecedor do item registrado entregar material ou prestar o serviço fora da especificação ou de marca diversa da que foi registrada?
A unidade gestora deverá rejeitar o material entregue ou recusar dar o aceite no serviço executado, comunicar formalmente o fornecedor o motivo da recusa, estabelecer prazo para substituição do material ou correção do serviço, informar o fato ao Administrador do Registro de Preços e registrar a ocorrência no módulo Fornecedores do SIMPAS através da rotina Informação de Ocorrência das Unidades.

36. Qualquer unidade gestora pode realizar e manter o seu próprio Registro de Preços?
Sim, desde de que esta esteja prevista no artigo 1º, parágrafo único, do Decreto Estadual nº 8.314/2002.

37. Os itens com preços registrados podem ser entregues em qualquer cidade do Estado da Bahia?
Sim, desde que o item constante no Registro de Preços esteja disponível para entrega no município desejado.

38. É permitido no Registro de Preços que a contratação ultrapasse o limite previsto para dispensa de licitação?
Sim, pois as licitações de Registro de Preços são realizadas nas modalidades Concorrência ou Pregão. Portanto, não há limite financeiro para compra, respeitando-se apenas o quantitativo máximo que foi licitado.